Meldung elektronischer Kassensysteme an die Finanzverwaltung

Sehr geehrte Mandantschaft,

an dieser Stelle möchten wir Sie über die Meldung elektronischer Kassensysteme an die Finanzverwaltung informieren:

Hintergrund:
Mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ vom 22. Dezember 2016 (Kassengesetz) und der Neueinfügung von § 146a AO wurden Unternehmen verpflichtet, ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme ab dem 1. Januar 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vor nachträglichen Datenmanipulationen zu schützen. Zugleich wurde eine Belegausgabepflicht eingeführt, um durch einen Abgleich des Bons mit den Aufzeichnungen der Kassensoftware mögliche Manipulationen leichter feststellen zu können.

Verpflichtung für Unternehmen gem. § 146a Abs. 4 AO

Folgende Fristen und Besonderheiten gibt es:

  • Für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Kassen: Meldung bis 31. Juli 2025
  • Für nach dem 1. Juli 2025 angeschaffte Kassen: Meldung innerhalb eines Monats
  • Jede Kasse muss einer Betriebsstätte zugeordnet werden
  • Wechsel der Betriebsstätte ist meldepflichtig
  • Das BMF weist ausdrücklich darauf hin, dass bei einer Mitteilung stets alle in einer Betriebsstätte eingesetzten Aufzeichnungssysteme (in einer einheitlichen Mitteilung) zu übermitteln sind.
  • Die Meldepflicht für Registrierkassen betrifft allerdings nicht nur deren Inbetriebnahme. Wer ein elektronisches Kassensystem nicht mehr nutzt, muss dies ebenso bei seinem zuständigen Finanzamt melden. Dies gilt unabhängig davon, ob die alte Kasse durch eine neue ersetzt wird, ob sie nicht mehr funktioniert oder vielleicht gestohlen wurde. Die Meldefrist beträgt auch in diesem Fall einen
    Monat.
  • Die Mitteilungspflicht besteht sowohl für angeschaffte als auch für gemietete und geleaste Systeme

Zudem gibt es noch Besonderheiten bei EU-Taxameter und Wegstreckenzähler

  • EU-Taxameter und Wegstreckenzähler gelten gem. § 1 Abs. 2 Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ebenfalls als elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. d. § 146a Abs. 1 AO und unterliegen zudem besonderen Bestimmungen (§§ 7 f. KassenSichV). Werden diese ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) betrieben, müssen die erforderlichen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchgeführt werden. Mit BMF-Schreiben vom 13. Oktober 2023 wurde hierfür jedoch eine Nichtbeanstandungsregelung längstens bis zum 31. Dezember 2025 geschaffen. Zudem wurde die Meldeverpflichtung nach § 9 Abs. 3 KassenSichV für die Inanspruchnahme der Übergangsregelung bei EU-Taxametern mit INSIKA-Technologie bis Ablauf des Nichtbeanstandungszeitraumes suspendiert.
  • Bei EU-Taxametern und Wegstreckenzählern, welche die o.g. Nichtbeanstandungsregelung in Anspruch nehmen, ist für diese Dauer von einer Mitteilung abzusehen.
  • EU-Taxameter und Wegstreckenzähler, welche bis zum 1. Juli 2025 nachgerüstet werden, sind bis zum 31. Juli 2025 zu melden.
  • Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte oder mit einer TSE ausgerüstete EU-Taxameter und Wegstreckenzähler sind spätestens innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Ausrüstung zu melden.
  • Zu beachten ist bei der Mitteilungspflicht für Wegstreckenzähler und Taxameter, dass zusätzlich zu den für andere Systeme geltenden Angaben auch das Kfz-Kennzeichen des jeweiligen Fahrzeugs anzugeben ist.

Sollten noch weitere Rückfragen bestehen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.